Organizar una reunión virtual de trabajo productiva y que no sea una pérdida de tiempo inútil no siempre es fácil. Ahora con las nuevas tecnologías estamos más móviles y, por lo tanto, es más probable que trabajemos de forma remota , ya sea desde casa o cualquier otro lugar.
Pero bien organizada, una reunión virtual es una excelente herramienta de trabajo. Prácticamente reúne a participantes que pueden estar esparcidos por cualquier lugar. Además, tiene la ventaja de ahorrar tiempo, ya sea en viajes y además de ahorrar dinero. Bien controlada, una reunión online puede ser incluso más productiva que una reunión tradicional.
Pero en las reuniones de trabajo virtuales, las cosas pueden volverse caóticas rápidamente, especialmente si hay un gran grupo de personas convocadas y no hay una buena conexión online.
Consejos para organizar una reunión virtual de trabajo productiva
Prepara la reunión con tiempo
Empieza desde el principio, si eres el organizador de la reunión, establece una fecha y una hora que se adapten al horario de cada asistente.
Ya sea que estés organizando o participando en la reunión, es importante encontrar el lugar más adecuado para la reunión. Busca un lugar tranquilo , con una buena conexión a Internet y tenga una luz agradable.
En la medida de lo posible, recuerda, unos días antes de la reunión, comprobar el correcto funcionamiento de tu equipo (webcam, micrófono…) ¡Esto te ahorrará una dosis de estrés el día de la reunión.
Si es necesario, también puedes preparar elementos para compartir con los participantes en un servidor en la nube (imágenes, tablas de datos…), en definitiva, cualquier cosa que requiera un soporte visual para ser entendido.
Elige software adecuado
Elegir el software se utilizará en la reunión es primordial . De esta forma, todos tendrán tiempo de instalarlo y probarlo si es necesario. También planifique una alternativa, de modo que tengas un plan B si surge algún un problema técnico, con otros programas como Skype , Slack , Windows Teams, Zoom o Google Hangouts.
Establece una agenda
La redacción de una agenda es una gran señal de eficiencia, ya que permite tener un enfoque claro y preciso en la discusión de los distintos temas a tratar.
Distribuir un breve informe sobre los temas que serán discutidos en la reunión con anticipación a los asistentes, permitirá que todos tendrán la oportunidad de prepararse adecuadamente sobre los asuntos a tratar para hacer una contribución útil, y también quedará claro para todos cuáles son los puntos y problemas a los que se debe dar prioridad en la discusión.
Número ideal de participantes
Las reuniones con demasiados participantes por lo general no son muy productivas. El número ideal de participantes no debe exceder las 7 personas. Un número mayor corre el riesgo de hacer que la reunión sea confusa e ineficaz. Solo se debe convocar a las personas que puedan hacer una contribución real a la discusión o resolución de los temas a tratar.
Enviar recordatorios
Para organizar una reunión eficaz, ya sea digital o física, lo primero que debes hacer es enviar un recordatorio unos días antes de la fecha establecida.
El recordatorio no solo debe indicar el lugar, fecha y hora de la reunión, sino también para recordar el motivo por el cual se decidió organizarla.
¿Cuánto tiempo debe durar una reunión?
Al igual que con las reuniones presenciales, debe determinarse de antemano cuánto debe durar la reunión y establecer un horario para que te asegures de tener tiempo no solo para tratar todos los puntos, sino también para intervenciones, dudas o posibles contratiempos.
Las reuniones interminables no suelen ser muy productivas. En general, una reunión no debe durar más de una hora, porque con poco tiempo disponible, te concentras más en lo realmente importante. Si todos saben que el tiempo es limitado, la discusión será más eficiente y productiva.
La puntualidad es fundamental , de hecho, considerando que cada participante en la reunión establece y gestiona el trabajo de acuerdo a sus necesidades, cuando se establece un horario que funciona para todos hay que respetarlo.
Es importante que los últimos 10 minutos se utilicen para resumir los principales problemas planteados y recopilar comentarios.
Evita las distracciones
Las distracciones son más numerosas durante las reuniones virtuales. Piensa, por ejemplo, en tu perro que ladra o que un bebé llora. Para una reunión productiva, por lo tanto, trata de evitar cualquier distracción. Asegúrate de estar en una habitación cerrada, preferiblemente con auriculares y lejos de ruidos molestos.
Una vez finalizada la reunión, al igual que después de una reunión tradicional, redactar un acta de la reunión es esencial después de una reunión virtual.
Una vez escrito, envíaselo a todos los asistentes. Esto será muy útil para la próxima reunión y puede servir como recordatorio a los participantes.
Mientras se trabaja de forma remota, no está claro si la reunión fue realmente exitosa. Es interesante en este caso configurar un sistema para hacer un seguimiento del trabajo realizado mediante alguna una herramienta en línea como (Trello o Slack)
El objetivo no es “vigilar”, sino acompañar, estar ahí dando apoyo si surge la necesidad.
Organizar una reunión virtual de trabajo no es más difícil que organizar una reunión tradicional. Sin embargo, esto requiere un poco de adaptación, el conocimiento de las nuevas tecnologías y el uso de las herramientas adecuadas.
Para que la reunión virtual de trabajo sea productiva vale la pena si da como resultado algo que no se podría haber hecho de otra manera.
